STRUKTUR DAN URAIAN TUGAS

BADAN PENGURUS CABANG

GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA MEDAN

MASA BAKTI 2009 – 2011

I. Pendahuluan

Struktur Organisasi adalah alat perjuangan yang mencermikan usaha dan tujuan sebagai langkah organisasi untuk mencapai tujuannya secara berkala dan berkesinambungan

II. Kerangka Struktur

Bagi GMKI sturuktur kepengurusan dipandang sebagai alat pelayanan dan potensi organisasi dalam optimaliasi peranan organisasi diketiga medan pelayanannya. Oleh karena itu penyusunan struktur BPC GMKI masa bakti 2009 – 2011 harus mempertimbangkan beberapa aspek utama yang manjadi azas – azas penting yang akan digunakan dalam pengelolahan organisasi yakni kebutuhan pelayanan,efisiensi dan efektivitas, fleksibilitas, pengembangan potensi kader, berkelanjutan dan pengembangan jejaring berdasarkan aspek aspek tersebut maka sturktur GMKI Medan berjumlah 17 orang

Ketua : 1 Orang

Wakil Ketua Bidang : 3 orang

Organsiasi dan Komunikasi : 1 Orang

Pendidikan Kader dan Kerohanian : 1 Orang

Aksi dan Pelayanan : 1 Orang

Sekretaris : 1 Orang

Wakil Sekretaris : 1 Orang

Wakil Sekretaris Bidang : 4 0rang

Organisasi dan Komunikasi : 1 Orang

Pendidikan Kader : 1 Orang

Kerohanian : 1 Orang

Aksi dan Pelayanan : 1 Orang

Bendahara : 1 Orang

Wakil Bendahara : 1 Orang

Departemen : 5 Orang

Organisasi : 1 orang

Komunikasi : 1 Orang

Pendidikan Kader : 1 Orang

Kerohanian : 1 Orang

Aksi dan Pelayanan : 1 Orang

Jumlah 17 orang

III. Pokok Tugas

1. BPC dalam tugasnya untuk mengeolah organisasi dipimpin oleh Ketua dan Sekretaris Cabang selaku penanggung jawab keluar dan kedalam

2. BPC dalam melaksanakan tugasnya mengarahkan, mengkordinasikan, mendorong serta memberikan pokok-pokok pemikiran bagi pengembangan organisasi

3. BPC dalam tugasnya mengarahkan dan menggali sumber – sumber keuangan, dilaksanakan oleh ketua, Sekretaris dan Bendahara. Untuk pengalokasian keuangan dilakasanakan oleh bendahara atas sepengetahuan ketua dan sekretaris

4. BPC memdampingi seluruh pengurus Komisarait Sejajaran.

IV. Uraian Tugas

4.1 Ketua dan Sekretaris

 Penanggung Jawab BPC bertindak ke dalam dan keluar organisasi, instansi tertinggi pengambil keputusan/kebijakan.

 Dalam pengambilan keputusan berpedoman kepada AD/ART, Peraturan Organisasi, Keputusan Kongres, Keputusan KONPERCAB, Keputusan Badan Pengurus Cabang..

4.2 Ketua

 Bersama-sama sekretaris bertanggung jawab atas kebijakan organisasi kedalam dan khusus keluar organisasi harus melaporkannya kepada PP GMKI.

 Mengarahkan dan mengawasi strategi garis-garis besar pokok program sesuai dengan keputusan konprensi Cabang.

 Sehubung dengan kompleksnya peroblematika medan gumul organisasi, maka Ketua harus memfokuskan kerja-kerjanya pada tanggungjawab eksternal organisasi dengan mempersiapkan secara konsepsional strategi organisasi dalam mengefektifkan penampakan potitioning GMKI, dan mengefektifkan kapasitas jejaring organisasi.

 Bersama sekretaris, bendahara dan wakil bendahara mengusahakan sumber-sumber keuangan dan mengalokasikan keuangan Badan Pengurus Cabang

 Bersama dengan sekretaris memimpin setiap persidangan Badan Pengurus Cabang

4.3 Wakil Ketua Bidang

 Mempersiapkan rekomendasi pemikiran dalam rangka mengarahkan penyusunan dan pengarahan kebijaksanaan dan prioritas program yang sesuai dengan bidangnya masing-masing.

 Menggantikan tugas-tugas ketua jika berhalangan setelah ada kebijakan dari penanggung jawab Badan Pengurus Cabang

 Membantu Ketua dalam mengarahkan perncanaan dan pelaksanaan program untuk menjaga keselarasan dengan GBP-KUO GMKI Medan.

 Mengikuti setiap persidangan

4.4 Sekretaris

 Bersama dengan ketua bertanggungjawab atas kebijakan organisasi baik kedalam dan khusus keluar harus melaporkannya kepada PP GMKI.

 Sehubung dengan kompleksnya problematika organisasi, maka Sekretaris lebih memiliki fungsi untuk mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi perencanaan dan pelaksanaan program untuk menjaga kserasian program dan hubungan kerja BPC GMKI Medan dalam mengejawantahkan GBP-KUO.

 Mengarahkan agenda persidangan Badan Pengurus Cabang dan mengelola perlengkapan rumah tangga Badan Pengurus Cabang

 Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan program wakil sekretaris serta kegiatan semua Departemen

 Mempersiapkan evaluasi program dan disampaikan dalam sidang dan rapat Badan Pengurus Cabang atau anggota Badan Pengurus Cabang GMKI Medan

 Bersama ketua, bendahara dan wakil bendahara mengusahakan sumber keungan secara kontiniu dan alokasi pendanaan program

 Mengelola kegiatan surat-menyurat Badan Pengurus Cabang GMKI Medan

 Dalam menjalankan tugas sehari-hari dibantu oleh wakil sekretaris

 Bersama ketua memimpin setiap persidangan

4.5 Wakil Sekretaris

 Menggantikan tugas sekretaris apabila yang bersangkutan berhalangan dan/atau dasar mandat yang diberikan.

 Membantu sekretaris dalam pelaksanaan dan pengelolaan administrasi dan kerumahtangaan GMKI Medan.

 Mempersiapkan agenda BPC GMKI Medan, dan menyusun notulensi persidangan.

 Bertanggungjawab dalam pengelolaan kesekretariatan dan kerumahtanggaan kantor BPC GMKI Medan.

 Mengikuti setiap persidangan BPC GMKI Medan

 Membantu Sekretaris dalam mengevaluasi dan mengkoodinir kinerja fungsionaris BPC.

4.6. Wakil Sekretaris Bidang

 Membantu Sekretaris dalam merencanakan, mempersiapkan, dan melaksanakan program, pembinaan dan pengembangan organisasi sesuai dengan bidangnya masing-masing.

 Membantu Sekretaris dalamn melakukan evaluasi terhadapa pelaksanaan program, penataan organisasi, pembinaan dan pengembangan program sesuai dengan bidangnya masing-masing.

 Menandatangani surat internal organisasi sesuai dengan bidangnya masing-masing.

 Mengikuti setiap persidangan BPC GMKI Medan.

4.7 Bendahara

 Mempersiapkan rekomendasi pemikiran dalam kebijaksaan dan pelaksaan program keuangan.

 Bersama dengan ketua, sekretaris dan wakil bendahara mengusahakan sumber keuangan secara kontiniu dan menentukan alokasi keungan Badan Pengurus Cabang

 Mengelola keuangan GMKI Cabang Medan dan memberi laporan keuangan kepada setiap persidangan Badan Pengurus Cabang GMKI Medan dan Konpercap

 Dalam menjalankan tugas dibantu oleh wakil bendahara.

 Menilai kelayakan usulan anggaran setiap bidang dan mengevaluasi kelayakan penggunaan anggaran yang diusulkan.

4.8 Wakil Bendahara

 Membantu bendahara dalam melaksanakan tugas, mengusahakan sumber dana secara kontiniu serta melaksanakan pembukuan aliran dana GMKI cabang medan

 Bersama-sama dengan bendahara mempersipakan laporan neraca keuangan pada rapat-rapat pengurus.

 Menggantikan tugas bendahara apabila berhalangan dan atas mandat yang diberikan.

4.9. Departemen

o Mengkordinir setiap rekomendasi program dalam rangka kelancaran dan tindak lanjut program.

o Mengikuti Setiap Persidangan Badan Pengurus Cabang GMKI Medan Dibawah kordinasi Sekretaris Cabang

Persidangan-persidangan BPC GMKI Medan

1. Sidang Pleno BPC GMKI Medan

• Berlangsung sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam satu periode, atau berdasarkan atas kepentingan dan kebutuhan organisasi

• Dihadiri oleh sekurang-kurangnya 1/2n + 1 fungsionaris BPC GMKI Medan

2. Rapat Badan Pengurus Cabang

• Berlangsung sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan, atau berdasarkan atas kepentingan dan kebutuhan organisasi

• Dihadiri oleh sekurang-kurangnya 1/2n + 1 fungsionaris BPC GMKI Medan

3. Rapat Staf Ketua

• Berlangsung atas panggilan ketua atau atas usulan wakil ketua bidang, sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan organisasi

• Bersifat sinkronisasi berbagai pandangan terhadap rekomendasi bidang-bidang

4. Rapat Staf Sekretaris

• Berlangsung atas panggilan sekretaris atau sesuai kepentingan dan kebutuhan organisasi.

• Bersifat sinkronisasi dalam perencanaan, pelaksanaan dan penjadwalan program dan tidak mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan.

• Dihadiri oleh sekretaris, wakil sekretaris dan wakil sekretaris bidang

5. Rapat Tim Kerja Keuangan

• Rapat ini berlangsung atas panggilan sekretaris dalam rangka koordinasi dan pengambilan kebijakan pengusahaan dana dan pengalokasian keuangan program organisasi

• Dihadiri oleh ketua, sekretaris, bendahara, dan wakil bendahara BPC GMKI Medan

VI. Lain-lain

• Pergantian Antar Waktu (PAW) fungsionaris BPC GMKI Medan dilakukan berdasarkan pada mekanisme kerja internal BPC GMKI yang nanti diatur dalam SP I BPC GMKI Medan.

• Untuk optimalisasi peran organisasi, BPC GMKI Medan dapat membentuk lembaga bentukan, panitia atau tim kerja dengan memperhatikan sumberdaya dana organisasi.